Versión 1.2 · Última actualización: 24 de septiembre de 2026
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la «Política») se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y de las demás normas que los complementan, y forma parte integral de los Términos y Condiciones de uso de la plataforma SurgyBank.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales es SurgyBank Education S.A.S., sociedad identificada con NIT 902.068.233-4, con domicilio en la Calle 128 # 7D-40 de Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico surgybank@gmail.com y teléfono +57 321 571 9151 (en adelante, «SurgyBank»).
La atención de las consultas y reclamos relacionados con datos personales corresponde al equipo de SurgyBank, a través del correo electrónico indicado, que constituye el canal único para estos asuntos.
2. DATOS TRATADOS Y FINALIDADES
SurgyBank trata las siguientes categorías de datos personales, con las finalidades que para cada una se indican:
a) Datos de registro: nombre, correo electrónico, país, especialidad o etapa de formación y contraseña, esta última almacenada de forma cifrada. Finalidad: crear y administrar la cuenta, comunicarse con el titular y adecuar la plataforma a su perfil.
b) Datos de uso académico: preguntas respondidas, aciertos y errores, tiempos, sesiones, rachas, preguntas marcadas y estadísticas derivadas. Finalidad: prestar el servicio, incluidos el historial, la Repetición Inteligente, la Sesión Recomendada y las estadísticas del titular.
c) Datos de compra: plan, fecha, valor, número de documento de identidad para el comprobante e identificador del pago suministrado por Mercado Pago. SurgyBank no recibe ni almacena datos de tarjetas de pago. Finalidad: activar el acceso, emitir comprobantes, cumplir obligaciones contables y tributarias y atender reclamaciones y devoluciones.
d) Datos de uso de GILLIE: contenido de las conversaciones y, por cada mensaje, datos técnicos de uso, a saber, la fecha, el volumen de texto, el tiempo de respuesta y el costo del procesamiento. Finalidad: generar las respuestas, conservar el historial, controlar los límites de uso y los costos y detectar abusos.
e) Datos de aceptación: documento aceptado, versión, huella digital del texto, fecha y hora y, en las aceptaciones realizadas al pagar y al usar GILLIE por primera vez, dirección IP y navegador. Finalidad: acreditar la aceptación conforme a la ley.
f) Datos técnicos de navegación: dirección IP, navegador, dispositivo, identificador de sesión y datos técnicos de acceso. Finalidad: seguridad, control de sesión única, detección de cuentas compartidas y funcionamiento de la plataforma.
g) Datos de contacto y comunicaciones: los mensajes y datos de contacto que el titular suministre. Finalidad: atender peticiones, quejas y reclamos.
h) Datos de colaboradores y proveedores: datos de contacto y los exigidos por la normativa tributaria. Finalidad: gestionar la relación contractual y cumplir las obligaciones legales.
SurgyBank podrá utilizar el correo electrónico del titular para enviar avisos sobre su cuenta, sus compras y las modificaciones de la plataforma o de sus documentos, así como novedades y ofertas propias. Estas últimas incluirán un mecanismo para dejar de recibirlas, sin que ello afecte la cuenta.
SurgyBank no recolecta datos sensibles. Se prohíbe ingresar en GILLIE datos de pacientes reales; si el titular lo hace, será responsable de dicha información.
Para la analítica del sitio, SurgyBank utiliza Vercel Web Analytics, herramienta que no emplea cookies ni crea perfiles individuales y opera con datos agregados y anónimos. La plataforma utiliza únicamente las cookies técnicas necesarias para mantener la sesión iniciada.
3. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
SurgyBank no vende ni cede datos personales con fines publicitarios. Para la prestación del servicio, transmite datos a los siguientes encargados del tratamiento:
a) Supabase, proveedor de base de datos y autenticación, con procesamiento en Brasil (São Paulo).
b) Vercel, proveedor de alojamiento de la plataforma y de analítica anónima, con procesamiento en los Estados Unidos.
c) Anthropic, proveedor de inteligencia artificial de GILLIE, que recibe el contenido ingresado por el titular para generar cada respuesta, con procesamiento en los Estados Unidos. Conforme a sus condiciones comerciales, no utiliza dichos datos para entrenar sus modelos.
d) Resend, proveedor de envío de correos electrónicos de la plataforma, con procesamiento en los Estados Unidos y servidores de envío en Brasil.
e) Mercado Pago, pasarela de pagos, con procesamiento en Colombia y en otros países de la región. Los datos de pago se rigen por su propia política de privacidad.
Los encargados tratan los datos únicamente para la prestación del servicio, por cuenta de SurgyBank y bajo contratos que los obligan a protegerlos y a no utilizarlos para fines propios, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Con la aceptación de esta Política, el titular autoriza dicha transmisión internacional. SurgyBank solo suministrará datos personales a las autoridades cuando exista obligación legal.
4. CONSERVACIÓN
a) Los datos de la cuenta, el historial de estudio y las conversaciones de GILLIE se conservan mientras la cuenta exista y se eliminan al cerrarse, salvo aquellos que deban conservarse por disposición legal.
b) Las conversaciones que el titular elimina en GILLIE dejan de mostrarse en su historial y se conservan mientras la cuenta esté activa, con el fin de detectar abusos y extracción de contenido; se eliminan definitivamente al cerrarse la cuenta.
c) Los datos de compras y comprobantes se conservan durante los plazos exigidos por la normativa contable y tributaria, aun después del cierre de la cuenta.
d) Los registros de aceptación se conservan mientras puedan ser necesarios como prueba, dentro de los plazos legales de prescripción.
e) Los registros técnicos de seguridad y la analítica agregada se conservan por periodos breves, solo durante el tiempo necesario para su finalidad.
Cerrada la cuenta, los datos que deban conservarse permanecerán bloqueados: no se utilizarán para ninguna otra finalidad y solo se consultarán para el cumplimiento de obligaciones legales o la atención de reclamaciones, dentro de los plazos legales.
5. DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho, de forma gratuita, a: a) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, pudiendo modificar directamente desde su perfil el nombre, el país y la especialidad; b) solicitar prueba de la autorización otorgada; c) ser informado sobre el uso dado a sus datos; d) revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos, entendiendo que el cierre de la cuenta implica la pérdida del acceso a la plataforma y al historial; e) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes deberán enviarse al correo electrónico surgybank@gmail.com desde el correo asociado a la cuenta, indicando su objeto. El titular podrá consultar sus datos de forma gratuita al menos una vez al mes.
Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al titular antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite». Cuando no fuere posible atenderlos dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
7. SEGURIDAD
SurgyBank adopta medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos personales, entre ellas el cifrado de las comunicaciones, el almacenamiento cifrado de las contraseñas, el control de acceso por registro en la base de datos, la sesión única por cuenta y la restricción del acceso administrativo al personal que lo requiera. En caso de un incidente de seguridad que afecte los datos personales, SurgyBank informará al titular y a la autoridad competente conforme a la ley.
8. MENORES DE EDAD
La plataforma está dirigida a personas mayores de dieciocho (18) años. SurgyBank no recolecta de manera consciente datos de menores de edad y eliminará las cuentas que identifique como pertenecientes a ellos.
9. VIGENCIA Y PRINCIPIOS
Esta Política rige a partir de su publicación. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras SurgyBank preste sus servicios y subsistan las finalidades descritas y, con posterioridad, durante los plazos legales indicados en la sección 4. El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012.
10. MODIFICACIONES
SurgyBank podrá modificar esta Política. Cada versión se identifica con su número y fecha. Las modificaciones sustanciales serán informadas al titular, a quien se solicitará una nueva aceptación al ingresar a la plataforma.
11. AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD
El texto que acompaña la casilla de registro constituye el aviso de privacidad de SurgyBank, en el cual se informan la identidad del responsable, las finalidades del tratamiento y el lugar de consulta de esta Política. Al marcar dicha casilla, el titular declara haber leído esta Política y otorga autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos en los términos aquí descritos, incluida su transmisión a los encargados señalados en la sección 3. Antes del primer uso de GILLIE se solicitará una aceptación específica para el tratamiento de las conversaciones.